Was wird angezeigt?
Je nach Rolle und Berechtigung können unter anderem offene Vorgänge, anstehende Aufgaben, Termine oder weitere Kennzahlen sichtbar sein.
Portalhandbuch
Hilfe zum Hausverwaltung Portal
Diese Seite erklärt die wichtigsten Portalbereiche, typische Arbeitsabläufe sowie das Rollen-, Rechte- und Freigabesystem. Sie ist als eigenständige Hilfe gedacht und benötigt keine Verbindung zur Portal-Datenbank.
01Objekte & EinheitenGebäude, Wohnungen und Zuordnungen verwalten
02VorgängeSchäden, Reparaturen und sonstige Fälle organisieren
03DokumenteDateien ablegen und gezielt freigeben
04Rollen & RechteSichtbarkeit und Funktionen steuern
Grundprinzip: Das Portal verbindet Stammdaten wie Objekte, Einheiten und Personen mit Vorgängen, Aufgaben, Terminen und Dokumenten. So bleiben Informationen möglichst an einer zentralen Stelle nachvollziehbar.
Übersicht
01Dashboard
Das Dashboard ist die zentrale Startseite nach der Anmeldung. Es fasst relevante Informationen kompakt zusammen und dient als Ausgangspunkt für die tägliche Arbeit.
Rollenabhängige Sicht
Ein Administrator sieht in der Regel alle zulässigen Daten. Externe Benutzer wie Mieter oder Handwerker sehen nur Inhalte, für die sie zusätzlich einen Datensatz- oder Freigabezugriff besitzen.
Stammdaten
02Objekte
Objekte bilden die oberste Ebene der Immobilienstruktur. Ein Objekt kann beispielsweise ein Mehrfamilienhaus, eine Wohnanlage oder ein Gewerbeobjekt sein.
Typische Funktionen
- Objekte anzeigen und durchsuchen
- Neue Objekte anlegen
- Objektstammdaten bearbeiten
- Einheiten, Personen, Vorgänge, Aufgaben, Termine und Dokumente zum Objekt aufrufen
- Objekte löschen, sofern die Rolle das entsprechende Recht besitzt
Wichtige Stammdaten
Typisch sind Objektnummer, Bezeichnung, Adresse, Objektart, Verwaltungsart, Baujahr, Flächen und interne Hinweise.
Tipp: Verwende eindeutige Objektnummern. Dadurch bleiben Zuordnungen auch bei ähnlichen Adressen oder Gebäudebezeichnungen leicht nachvollziehbar.
Stammdaten
03Einheiten
Einheiten sind einem Objekt zugeordnet. Sie können Wohnungen, Gewerbeflächen, Büros, Garagen, Stellplätze, Keller, Lagerflächen oder andere Nutzungseinheiten darstellen.
Typische Inhalte einer Einheit
- Einheitsnummer und Bezeichnung
- Einheitenart und Status
- Lage, Etage, Fläche und Zimmer
- Miteigentumsanteil
- Miet- und Vertragsinformationen
- Zugeordneter Eigentümer
- Zugeordneter Mieter bzw. Bewohner
Status einer Einheit
Beispiele sind frei, vermietet, eigengenutzt, leerstehend, reserviert oder nicht nutzbar.
Wichtig für externe Portalnutzer: Die Zuordnung von Mieter und Eigentümer zur Einheit ist zugleich eine wichtige Grundlage für deren späteren Datensatz-Scope.
Kontakte
04Personen & Portalzugang
Unter Personen werden natürliche Personen und Firmen gepflegt. Eine Person kann beispielsweise Eigentümer, Mieter, Dienstleister oder Ansprechpartner sein.
Personendaten
Anrede, Name/Firma, Kontaktwege, Anschrift, Kunden-/Debitoren-/Kreditorennummern und weitere Stammdaten können hinterlegt werden.
Zuordnungen
Personen können mit Objekten und Einheiten verknüpft werden, z. B. als Eigentümer, Mieter oder Dienstleister.
Portalzugang
Sofern erlaubt, kann für eine Person ein Portalzugang eingerichtet werden. Dabei wird ein bestehender Benutzer mit der Person verknüpft.
Rollen
Die Portalrolle bestimmt die grundsätzlichen Rechte. Rollen dürfen nur durch entsprechend berechtigte Administratoren verwaltet werden.
Sicherheitsregel: Ein Benutzer sollte immer nur die Rolle erhalten, die er tatsächlich benötigt. Externe Benutzer sollten niemals pauschal interne Verwaltungsrechte bekommen.
Bearbeitung
05Vorgänge
Vorgänge bündeln Ereignisse und Arbeitsabläufe rund um ein Objekt oder eine Einheit. Sie eignen sich beispielsweise für Schäden, Beschwerden, Mieterwechsel, Eigentümerwechsel, Reparaturen oder Versicherungsfälle.
Vorgangsdaten
- Titel und Beschreibung
- Vorgangsart
- Status, z. B. offen, in Bearbeitung, wartet, erledigt oder archiviert
- Priorität von niedrig bis kritisch
- Zuordnung zu Objekt und/oder Einheit
- Freigaben und zugeordnete Benutzer
Handwerker zuordnen
Handwerker können Vorgängen zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist eine wichtige Grundlage dafür, welche Vorgänge und daraus abgeleiteten Objekt-/Einheitsinformationen ein Handwerker im Portal sehen darf.
Sichtbarkeit & Freigaben
Zusätzlich zum Rollenrecht kann pro Vorgang festgelegt werden, welche Benutzergruppen oder konkreten Benutzer ihn sehen dürfen. Bei externen Rollen wird außerdem deren Datensatz-Scope berücksichtigt.
Organisation
06Aufgaben
Aufgaben unterstützen die tägliche Bearbeitung. Sie können unabhängig oder passend zu einem Objekt, einer Einheit oder einem Vorgang angelegt werden.
Typische Felder
- Aufgabentitel
- Status: offen, in Bearbeitung oder erledigt
- Fälligkeitsdatum
- Zuständiger Portalbenutzer
- Zuordnung zu Objekt, Einheit oder Vorgang
- Notizen und Freigaben
Tipp: Aufgaben möglichst mit einem Vorgang verknüpfen, wenn sie Teil einer konkreten Bearbeitung sind. Dadurch bleibt der gesamte Verlauf besser nachvollziehbar.
Organisation
07Termine
Termine können beispielsweise für Besichtigungen, Handwerkerbesuche, Objektbegehungen oder Gespräche verwendet werden.
Terminbestandteile
- Titel
- Start- und optional Endzeit
- Ort
- Objekt-/Einheits-/Vorgangszuordnung
- Notizen
- Sichtbarkeit und Freigaben
Hinweis: Ob externe Benutzer einen Termin sehen, hängt sowohl von ihrem Rollenrecht als auch vom Datensatz-Scope und den konkreten Freigaben des Termins ab.
Dateien & ACL
08Dokumente & Freigaben
Dokumente können zentral oder mit Bezug zu Objekt, Einheit, Person oder Vorgang abgelegt werden. Zusätzlich lässt sich pro Dokument sehr genau steuern, wer es sehen darf.
Mehrfachauswahl
Mehrere Freigaben können kombiniert werden, soweit sie sinnvoll sind. Redundante Kombinationen werden in der Oberfläche soweit möglich verhindert. Wird „Alle Portalbenutzer“ gewählt, sind weitere Freigaben in der Regel nicht notwendig.
Beispiel: AGB oder allgemeine Informationen
Für allgemeine AGB-Änderungen oder portalweite Hinweise kann ein Dokument ohne Objekt-/Einheitenzuordnung angelegt und auf Alle Portalbenutzer gestellt werden.
Beispiel: Hausordnung eines Objekts
Dokument dem Objekt zuordnen und „Benutzer des zugeordneten Objekts“ freigeben. So sehen nur Benutzer dieses Bereichs das Dokument.
Beispiel: persönliche Unterlagen
Für sensible Dokumente „Vertraulich“ verwenden und nur die wirklich notwendigen Benutzer bzw. Rollen auswählen.
Wichtig: „Dokumente bearbeiten“ und „Dokumentfreigaben verwalten“ sind getrennte Rechte. Dadurch kann ein Benutzer Dateien bearbeiten, ohne automatisch deren Sichtbarkeit verändern zu dürfen.
Administration
09Rollen & Rechte
Die Rechte-Matrix bestimmt, welche Portalrolle welche Bereiche sehen und welche Aktionen ausführen darf. Das System arbeitet nach dem RBAC-Prinzip: Rechte werden Rollen zugewiesen, Benutzer erhalten eine Rolle.
Administrator
Superuser mit vollständigem Zugriff. Die Rolle sollte nicht eingeschränkt werden, damit die Administration jederzeit möglich bleibt.
Manager
Typischerweise weitreichende operative Rechte, jedoch ohne uneingeschränkte Systemadministration.
Mitarbeiter
Für die tägliche Sachbearbeitung. Rechte können je Bereich fein eingestellt werden.
Handwerker
Externe Rolle. Zugriff grundsätzlich nur auf zugewiesene Vorgänge/Aufträge und daraus abgeleitete Daten.
Mieter
Externe Rolle. Zugriff auf die eigene Einheit, das zugehörige Objekt und entsprechend freigegebene Inhalte.
Eigentümer
Externe Rolle. Zugriff auf eigene Einheiten/Objekte sowie speziell freigegebene Inhalte.
Typische Rechte pro Bereich
Die meisten Bereiche unterscheiden mindestens zwischen Anzeigen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen. Zusätzlich existieren Spezialrechte, z. B. für Portalzugänge oder Freigaben.
Dynamische Rollen
Neben den Systemrollen können weitere Rollen angelegt werden, z. B. Buchhaltung, Hausmeister oder Nur-Lesen. Deren Rechte lassen sich ebenfalls über die Matrix konfigurieren.
Datenschutz & Scope
10Mieter, Eigentümer & Handwerker
Externe Benutzer werden nicht nur durch ihre Rolle eingeschränkt. Zusätzlich greift ein Datensatz-Scope. Dadurch reicht das Recht „anzeigen“ allein nicht aus, um fremde Daten aufzurufen.
1RollenrechtDarf die Rolle diesen Bereich grundsätzlich sehen?
→
2Datensatz-ScopeGehört der Datensatz zum Benutzer?
→
3FreigabeIst der konkrete Inhalt freigegeben?
Mieter
Der Scope wird insbesondere aus der Zuordnung der Person zur Einheit als Mieter abgeleitet. Ein Mieter sieht dadurch nicht automatisch andere Einheiten desselben Objekts.
Eigentümer
Der Scope wird aus den Einheiten abgeleitet, denen die Person als Eigentümer zugeordnet ist. Objektweite oder portalweite Freigaben können darüber hinaus zusätzliche Inhalte sichtbar machen.
Handwerker
Handwerker erhalten Zugriff vor allem über explizite Vorgangs-/Auftragszuordnungen. Dadurch sehen sie nur Informationen, die sie für die konkrete Bearbeitung benötigen.
Persönlich
11Profil & Darstellung
Der Benutzername oben rechts führt zum eigenen Profil. Dort können persönliche Zugangsdaten gepflegt werden.
Name & E-Mail
Der angemeldete Benutzer kann seinen Namen und seine E-Mail-Adresse selbst ändern.
Passwort
Ein neues Passwort kann optional gesetzt werden. Wird kein neues Passwort eingetragen, bleibt das bisherige bestehen.
Rolle
Die Rolle darf nur von einem Administrator verändert werden. Nicht-Admins können ihre eigene Rolle nicht manipulieren.
Dark / Light
Die Oberfläche kann zwischen heller und dunkler Darstellung umgeschaltet werden. Die Auswahl wird im Browser gespeichert.
Technik
12Sicherheit & Berechtigungen
Die Oberfläche blendet Funktionen passend zur Rolle aus. Entscheidend ist jedoch die zusätzliche serverseitige Prüfung. Ein ausgeblendeter Button allein wäre keine Zugriffssperre.
- Routen und Aktionen werden serverseitig gegen die Rechte geprüft.
- Externe Benutzer werden zusätzlich gegen ihren Datensatz-Scope geprüft.
- Freigaben für Dokumente, Vorgänge, Termine und Aufgaben bilden eine weitere Zugriffsebene.
- Manipulierte IDs oder direkte URL-Aufrufe sollen keinen Zugriff auf fremde Datensätze ermöglichen.
- Formulare verwenden CSRF-Schutz.
- Administrationsrechte bleiben bewusst besonders restriktiv.
Praxisregel: Rechte niemals nur danach vergeben, ob eine Funktion „praktisch“ wäre. Externe Rollen sollten nach dem Prinzip der minimal notwendigen Berechtigung eingerichtet werden.
Praxis
13Tipps & typische Abläufe
Schadensmeldung bearbeiten
- Vorgang zur Einheit anlegen
- Priorität und Status setzen
- Handwerker zuordnen
- Aufgabe und Termin anlegen
- Fotos/Rechnungen als Dokumente am Vorgang ablegen
- Freigaben prüfen
Neuen Mieter vorbereiten
- Person anlegen
- Einheit zuordnen
- Vertragsdaten pflegen
- Optional Portalzugang einrichten
- Rolle „Mieter“ vergeben
- Relevante Dokumente freigeben
Allgemeines Rundschreiben
- Dokument zentral ohne Objektzuordnung anlegen
- „Alle Portalbenutzer“ oder bestimmte Rollen wählen
- Freigabe speichern
- Mit externer Testrolle kontrollieren
Eigentümerunterlage
- Dokument dem passenden Objekt/der Einheit zuordnen
- Eigentümer-Scope prüfen
- Objekt-/Einheitenfreigabe oder Rolle „Eigentümer“ wählen
- Bei sensiblen Dateien „Vertraulich“ verwenden
Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?
Prüfe zuerst die Rollen- und Rechte-Matrix. Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn die Rolle das passende Anzeigerecht besitzt.
Warum sehe ich einen Datensatz trotz Anzeigerecht nicht?
Bei Mieter, Eigentümer und Handwerker kann der Datensatz außerhalb des persönlichen Scopes liegen. Bei Dokumenten, Vorgängen, Terminen und Aufgaben kann zusätzlich eine Freigabe fehlen.
Warum kann ich eine Freigabe nicht bearbeiten?
Freigaben besitzen eigene Spezialrechte. Ein Benutzer kann beispielsweise ein Dokument bearbeiten dürfen, ohne „Dokumentfreigaben verwalten“ zu besitzen.
Keine Treffer
Für diesen Suchbegriff wurde in der Hilfeseite nichts gefunden.