Von der digitalen Objektakte bis zum rollenabhängigen Zugang für Mieter, Eigentümer und Handwerker: Die Funktionen greifen ineinander und halten Informationen dort zusammen, wo sie im Alltag gebraucht werden.
Objekte, Einheiten, Personen und laufende Vorgänge bilden den fachlichen Zusammenhang. Dokumente, Aufgaben und Termine können passend dazu zugeordnet werden. So entsteht eine nachvollziehbare digitale Akte statt vieler voneinander getrennter Ablagen.
Immobilien werden mit ihren Stammdaten zentral geführt. Einheiten lassen sich dem jeweiligen Objekt zuordnen und mit Eigentümern, Mietern sowie weiteren Informationen verknüpfen.
Natürliche Personen und Unternehmen können zentral verwaltet und mit ihrer jeweiligen Funktion im Bestand verbunden werden.
Schäden, Beschwerden, Reparaturen, Vermietungsthemen und andere Sachverhalte können als eigener Vorgang nachvollziehbar geführt werden.
Aus Vorgängen und dem Verwaltungsalltag entstehen konkrete To-dos und Termine. Beides bleibt mit dem fachlichen Kontext verbunden.
Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern fachlich zugeordnet und gezielt freigegeben. Damit kann dieselbe Dokumentenverwaltung sowohl für interne Unterlagen als auch für Informationen im Portal genutzt werden.
Dokumente können mit Objekten, Einheiten, Personen und Vorgängen verbunden werden.
Allgemeine Informationen – beispielsweise eine AGB-Änderung – können für alle Portalbenutzer freigegeben werden.
Eine direkte Freigabe für ausgewählte Rollen oder einzelne Benutzer ist möglich.
Alternativ kann die Sichtbarkeit an Benutzer eines Objekts, einer Einheit oder eines Vorgangs gekoppelt werden.
Interne Mitarbeiter und externe Beteiligte müssen nicht dieselben Informationen sehen. Das Portal kombiniert Rollenrechte mit konkreten Datenzuordnungen.
Verwaltet das System, Rollen und Berechtigungen und besitzt den vollständigen administrativen Zugriff.
Manager und Mitarbeiter arbeiten abhängig von den eingerichteten Rechten mit den für sie benötigten Verwaltungsfunktionen.
Eigentümer können auf die ihnen zugeordneten Objekte und Einheiten sowie ausdrücklich freigegebene Informationen zugreifen.
Mieter erhalten einen auf ihre Einheit begrenzten Zugang und sehen nur die für sie vorgesehenen Daten und Freigaben.
Handwerker können auf zugewiesene Vorgänge und die dafür erforderlichen Informationen beschränkt werden.
Über eine zentrale Rechte-Matrix lässt sich je Rolle festlegen, welche Menüpunkte sichtbar sind und welche Aktionen ausgeführt werden dürfen. So kann beispielsweise das Anzeigen erlaubt sein, während Anlegen, Bearbeiten oder Löschen gesperrt bleibt.
Auch das Verwalten von Freigaben ist ein eigenes Recht. Wer einen Datensatz bearbeiten darf, muss deshalb nicht automatisch dessen Sichtbarkeit verändern dürfen.
Bei externen Portalrollen reicht ein allgemeines Rollenrecht allein nicht aus. Zusätzlich wird geprüft, ob ein Datensatz zum zulässigen Bereich des Benutzers gehört oder ausdrücklich für ihn freigegeben wurde.
Damit lassen sich Mieter, Eigentümer und Handwerker in dieselbe Plattform einbinden, ohne ihnen pauschal den gesamten Datenbestand zu öffnen.
Zentrale Übersicht als Einstieg in die tägliche Arbeit.
Strukturierte Listen und Suchmöglichkeiten erleichtern das Wiederfinden von Informationen.
Angemeldete Benutzer können ihre persönlichen Profildaten bearbeiten; Rollen bleiben der Administration vorbehalten.
Die Oberfläche kann zwischen heller und dunkler Darstellung umgeschaltet werden.
Ein Schaden wird als Vorgang an Objekt und Einheit angelegt.
Aufgabe und Termin werden dem Vorgang zugeordnet.
Ein Handwerker erhält nur den für ihn vorgesehenen Zugriff.
Fotos, Angebote oder Protokolle werden am Vorgang abgelegt und gezielt freigegeben.
Vertiefende Seiten zeigen einzelne Bereiche und typische Einsatzmöglichkeiten.
Objekte, Einheiten, Personen, Dokumente, Vorgänge, Aufgaben und Termine werden in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung verbunden.
Ja. Mieter, Eigentümer und Handwerker können eigene rollenabhängige Portalzugänge erhalten.
Ja. Freigaben können portalweit, rollen- oder benutzerbezogen sowie über Objekt-, Einheiten- und Vorgangszuordnungen erfolgen.
Ja. Die Rechte-Matrix legt fest, welche Rolle welche Bereiche sieht und welche Funktionen sie ausführen darf.
Eine Demo zeigt am besten, wie Objektakte, Vorgänge, Dokumente und Portalzugänge im Verwaltungsalltag zusammenarbeiten.
